ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Совете судей Магаданской области

Утверждено

Постановлением Совета судей

Магаданской области

№ 7 от 11 февраля 2019 года

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Совете судей Магаданской области

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в Совете судей Магаданской области (далее инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Совета судей Магаданской области (далее Совета) документов.

Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 14 марта 2002 г. № 30-ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», постановлением Правительства Российской Федераций от 19 января 2005 года № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Инструкции по делопроизводству в аппарате Совета судей Российской Федерации, утвержденной постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 4 октября 2017 года № 608, Инструкции по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 8 мая 2015 года № 32-П, Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 февраля 2017 года № 25.

1.2. Положения Инструкции устанавливают единые требования к организации работы со служебными документами и обращениями в аппарате Совета, включающие в себя прием, учет и регистрацию поступивших документов и обращений, оформление (в том числе печатание и тиражирование) документов и отправку документов по предназначению, контроль за исполнением, текущее хранение документов у исполнителей, передачу их на хранение в архив, а также уничтожение документов.

1.3. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила ведения делопроизводства и порядок работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, с использованием программных и технических средств.

1.4. Совет организует и ведет делопроизводство на основании настоящей инструкции.

1.5. Инструкция по делопроизводству утверждается постановлением Совета судей Магаданской области.

1.6. Общую организацию делопроизводства, руководство и контроль за соблюдением требований настоящей инструкции, использование современных информационных технологий в работе с документами осуществляет председатель Совета судей, либо лицо, исполняющее его обязанности.

1.7. Председатели комиссий либо руководители рабочих групп, организованные в Совете для обеспечения оптимальной работы, организуют делопроизводство в соответствующих рабочих органах и несут ответственность за его состояние и соблюдение требований инструкции.

1.8. Организация, ведение и совершенствование системы документооборота в Совете осуществляются секретарем Совета.

II. Документация Совета судей Магаданской области.

2.1. Состав документации Совета определяется полномочиями Совета.

2.2. Документы, создаваемые в Совете, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Допускается использование бланков формата A3 (297 х 420 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

2.3. Документы в Совете создаются с использованием компьютерной техники. Отдельные документы для внутренней переписки допускается оформлять от руки.

2.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор «MicrosoftWord» с использованием шрифта TimesNewRoman, размером 12 (для оформления табличных материалов), 13 или 14 через 1-2 межстрочных интервала.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирные начертание, курсив, подчеркивание или смещения относительно границ основного текста либо шрифт размером 16.

III. Порядок организации документооборота

в Совете судей Магаданской области.

Движение документов в Совете с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Различается три основных потока документации: документы, поступающие в Совет (входящие); документы, отправляемые из Совета (исходящие); внутренняя документация – документы, разрабатываемые в Совете, не направляемые за пределы аппарата.

Документы регистрируются один раз: поступившие – в день поступления, внутренние и отправляемые – в день подписания или утверждения. При передаче документов внутри Совета они повторно не регистрируются.

3.1. Обработка и регистрация входящих документов

3.1.1. Доставка документов в Совет и отправка документов из Совета осуществляются:

службами почтовой либо фельдъегерской связи;

средствами информационно-телекоммуникационных сетей (электронные документы);

средствами электросвязи (телеграммы, факсограммы, телефонограммы);

нарочными (курьерами) отправителей и рабочих органов Совета – исполнителей.

3.1.2. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в адрес Совета, производится в централизованном порядке секретарем Совета либо по распоряжению председателя Совета лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета.

3.1.3. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в адрес Совета, получает секретарь либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета.

3.1.4. При приеме письменной корреспонденции проверяются правильность ее адресования, оформления и доставки, а также целостность упаковки.

При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям.

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в двух экземплярах, первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по предназначению исполнителю, а второй экземпляр остается на хранении у делопроизводителя.

При несоответствии адреса, указанного на конверте и на вложении, документ передается для регистрации и последующего возвращения отправителю документа либо для направления в соответствующую организацию.

3.1.5. Входящая документация независимо от способа ее доставки подлежит обязательной регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (приложение № 1).

На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера и даты регистрации.

3.1.6. Не подлежащие регистрации документы передаются непосредственно по назначению.

Перечень документов, не подлежащих регистрации:

1. Печатные издания (книги, журналы, сборники, бюллетени и т.д.).

2. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

3. Нормы расходов материалов. Прейскуранты.

4. Поздравительные письма, открытки, памятные адреса, пригласительные билеты.

5. Исходящие документы, возвращенные в Совет из-за ненахождения адресата.

6. Научные труды и отчеты по темам.

3.1.7. Документы, поступившие в электронном виде и по каналам факсимильной связи, а также телеграммы, адресованные в том числе конкретному лицу, регистрируется на общих основаниях, затем передаются на доклад председателю Совета и на исполнение.

3.1.8. Телефонограммы, адресованные председателю Совета, принимаются секретарем либо лицом, привлеченным для содействия работе председателя Совета, а текст поступившей телефонограммы печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается на доклад.

3.2. Порядок работы со служебными документами

3.2.1. Секретарь Совета судей либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета, обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.

3.2.2. Прошедшие первоначальную регистрацию документы распределяются непосредственно секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета, в зависимости от степени их важности и назначения: требующие обязательного рассмотрения председателем Совета, его заместителем и членами Совета.

3.2.3. Документы с пометкой «Срочно» докладываются немедленно. Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей инструкцией несет секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета.

3.2.4. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения председателем Совета, докладывается ему секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета. На основании рассмотрения председатель Совета дает поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции.

Если поручение дано нескольким исполнителям, то лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.

3.2.5. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю Совета, его заместителям и членам Совета, подготовку к пересылке адресату.

3.2.6. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соисполнителей и др.). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На исходящем письме (подлиннике) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.

На копии исходящего документа текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляются дата подписания и регистрационный индекс. Подпись удостоверяется исполнителем документа или секретарем Совета по соответствующей форме.

3.2.7. Исполненные документы представляются на подпись: председателю Совета, его заместителям через секретаря Совета.

3.2.8. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, готовится список рассылки. Рассылка согласовывается с председателем Совета.

3.2.9. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем, секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета, с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.

3.2.10. Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Совета делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления). Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным передаются копии. Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение. Лист с резолюцией прилагается к документу.

3.2.11. Контроль за исполнением инициативных документов (запросов и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

3.2.12. Работники аппарата Совета несут персональную ответственность за сохранность служебных документов, обращений и содержащейся в них информации.

3.2.13. В случае утраты служебного документа секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия работе председателя Совета, немедленно докладывает об утрате документа председателю Совета.

3.3. Прием, передача документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

3.3.1. Для оперативной отправки и получения текстов документов информационного характера, а также для подготовки и предварительного согласования документов может использоваться электронная почта и факсимильная связь.

3.3.2. Прием и передача документов по каналам электронной почты и факсимильной связи осуществляет секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета.

3.3.3. Сообщения, поступившие в Совет по электронной почте, каналам факсимильной связи, обрабатываются так же, как и документы на бумажных носителях и передаются адресатам после регистрации.

В необходимых случаях отправителю предлагается прислать оригинал сообщения с подлинной подписью на бумажном носителе.

3.3.4. Документ, передаваемый по электронной почте, факсимильной связи, должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления служебных документов.

Документ, передаваемый по электронной почте, подлежит регистрации в журнале исходящей корреспонденции (приложение № 1), по факсимильной связи - в журнале учета отправленных факсограмм (приложение № 2).

3.3.5. По электронной почте и каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки.

3.4. Обработка и регистрация исходящих документов

3.4.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке в журнале исходящей корреспонденции (приложение № 1) секретарем Совета либо по распоряжению председателя Совета лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его категорически запрещается.

3.4.2. Регистрация отправляемых документов в Совете ведется централизованно. На регистрацию передается отправляемый документ вместе с документом, на который подготовлен ответ, без служебных записок, представляющих собой переписку внутри Совета в процессе подготовки документа.

3.4.3. Поступившие секретарю либо лицу, привлеченному для содействия в работе председателя Совета, на отправку копии распорядительных документов в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Совета.

3.4.4. Документы, направляемые в суды, государственные органы, органы местного самоуправления, учреждения и организации, отправляются:

на бумажном носителе - фельдъегерской, почтовой связью или нарочным (курьером);

в электронной форме - по системе межведомственного электронного документооборота.

3.4.5. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает председатель Совета.

3.4.6. Телеграммы, составленные в Совете, передаются на отправку завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

IV. Порядок подготовки и оформления служебных документов.

Бланки служебных документов

Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов, порядок их расположения в строгом соответствии с «ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

4.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

4.2. Бланки должны иметь поля (не менее): левое – 20мм; правое – 10 мм; верхнее –20 мм; нижнее – 20 мм.

4.3. В Совете судей устанавливается следующие виды бланков:

бланки писем (приложение № 3);

бланк нормативного характера (приложение № 4);

V. Подготовка и оформление отдельных видов документов

В Совете создаются следующие виды документов:

проекты постановлений Совета;

проекты утверждаемых документов (инструкции, положения, планы, графики, повестки дня заседания, программы проведения мероприятия);

служебные письма;

справочные и аналитические материалы (информационные бюллетени, справки, обзоры и др.) по вопросам, связанным с деятельностью Совета;

материалы и проекты ответов по поступившим в адрес Совета жалобам и сообщениям от других органов и должностных лиц, а также от граждан для представления на рассмотрение председателю Совета, его заместителям и членам Совета;

запросы;

иные документы.

5.1. Проекты постановлений

Проекты постановлений подготавливаются председателями комиссий Совета, к компетенции которых относится вопрос, вносимый на обсуждение, либо одним из членов Совета по поручениям председателя Совета либо с его согласия – по поручению одного из заместителей председателя Совета.

5.2. Положения, правила, инструкции

5.2.1. Положения, правила, инструкции – документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, обязательные для выполнения. Указанные документы изготавливаются членами Совета либо секретарем Совета по поручению председателя Совета, либо с его согласия – по поручению одного из заместителей председателя Совета.

5.3. Протоколы

5.3.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, проводимых Советом и его комиссий.

5.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали.

Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» или «Об».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня; текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – решили.

Основное содержание докладов, выступлений, справок и особое мнение выступающего помещаются в тексте протокола или прилагаются к нему. В последнем случае указывается: «текст прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

5.3.3. Постановлением Совета может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Советом, прилагается к протоколу.

5.3.4. Протокол заседания подписывается председательствующим и секретарем Совета в срок не позднее 10 дней после окончания заседания.

Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания.

5.3.5. Протоколы заседаний Совета нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

5.3.6. По поручению председателя Совета в ходе заседания Совета ведется аудиопротоколирование с использованием средств аудиозаписи и составляется протокол в письменной форме.

Об использовании технических средств для фиксирования хода заседания в протоколе заседания делается отметка, а соответствующие носители информации (один электронный носитель информации по каждому заседанию отдельно) приобщаются к материалам заседания (протоколу заседания).

5.4. Служебные письма

5.4.1. Служебные письма оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: адресат, регистрационный номер и дата; ссылка на регистрационный номер и дату, текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа (приложение № 3).

5.4.2. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, разъяснения, сообщения, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма, оформленного на бланке Совета, излагается от третьего лица единственного числа, например: «Совет судей Магаданской области считает...» или «Совет судей Магаданской области рассмотрел...».

Если письмо оформлено на бланке председателя Совета, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

VI. Контроль за исполнением служебных документов

6.1. Целью контроля за исполнением служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.2. Контроль за исполнением служебных документов осуществляется председателем Совета либо его заместителем по поручению председателя Совета.

6.3. Контроль осуществляется за всеми зарегистрированными документами, требующими исполнения к определенным срокам.

6.4. Контроль за исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан ведется председателем Совета.

6.5. Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в наряд.

6.6. Секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета, в порядке предупредительного контроля напоминает о сроках исполнения поручений по служебным документам не позднее чем за 3 дня до их истечения.

VII. Особенности работы с электронными документами

7.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота, развернутого в Совете.

Электронный документооборот применяется только при наличии технической возможности.

В систему электронного документооборота Совета включаются:

электронные документы, поступившие в Совет из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан;

электронные документы, созданные в Совете (без предварительного документирования на бумажном носителе);

электронные копии документов, поступившие в Совет или созданные в Совете на бумажном носителе.

7.2. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

7.3. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

7.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Совете используются электронные подписи.

7.5. Прием электронных документов, поступивших в Совет из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан, осуществляется секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия работе председателя Совета.

7.6. Отправка электронных документов и электронных копий документов осуществляется секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета.

Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

7.7. Электронные документы регистрируются по общим правилам аналогично документам на бумажном носителе.

7.8. При регистрации входящей, исходящей корреспонденции в базе данных информационной системы электронного документооборота дублирование на бумажном носителе не обязательно.

7.9. Сканирование документов осуществляется в формате PDF. Электронная копия многостраничного документа создается в виде отдельного файла. Электронные копии приложений к документу могут создаваться в виде отдельных файлов.

7.10. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

VIII. Номенклатура дел в Совете судей  Магаданской области 

8.1. Составление и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, журналов, заводимых в Совете, с указанным сроком их хранения, оформленных в установленном порядке.

8.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

8.1.4. Номенклатура дел Совета на очередной календарный год составляется секретарем Совета и утверждается председателем Совета (приложение № 5).

8.1.5. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Совете цифрового обозначения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на Перечни документов с указанием сроков их хранения.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

8.1.6. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) и журналов учета отдельно постоянного и временного хранения (приложение № 5).

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в начале календарного года. Формированием дел занимается секретарь Совета.

8.2.2. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителями секретарю Совета судей для формирования их в дела.

8.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, с приложениями, указанными в документах (при отсутствии приложений, указанных в документе, на нем должна быть запись об их местонахождении);

факсограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением пометки «том 1», «том 2» и т.д.

IX. Хранение документов

9.1. Организация оперативного хранения документов и дел

9.1.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования – в Совете.

Секретарь Совета несет ответственность за сохранность документов и дел.

9.2. Порядок передачи документов на хранение в архив

9.2.1. Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение обеспечивает архив органов судейского сообщества.

9.2.2. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Их передача производится по сдаточным описям (приложение № 5).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, не подлежат; они хранятся в Совете и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.3. Электронный архив

9.3.1. Электронный архив применяется только при наличии технической возможности.

9.3.2. Документы временного хранения (менее 10 лет) оцифровываются и хранятся в электронном виде (в том числе электронные образы документов, скрепленные электронной подписью).

9.3.3. Документы постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по распоряжению председателя Совета либо с его согласия — по распоряжению одного из заместителей председателя Совета оцифровываются и хранятся в электронном виде наряду с оригиналами документов на бумажном носителе.

9.3.4. Документы сканируются в формате PDF в масштабе 1:1 с разрешением не менее 300 точек на дюйм. Сканирование производится в черно-белых цветах либо в градациях серого. Сканирование должно обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности документа.

9.3.5. Электронный архив располагается на IP-сервере управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

9.3.6. По распоряжению председателя Совета может быть осуществлено дублирование документов, хранящихся в электронном архиве, с размещением на иных серверах либо информационных носителях.

X. Порядок работы с документами ограниченного распространения

(с пометкой «Для служебного пользования»)

10.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

К документам ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования») относятся поступившие в Совет, а также созданные в Совете документы, содержащие данную информацию.

10.2. Председатель Совета определяет должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.

10.3. Регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется лицом, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции (приложение № 1). При этом к номеру документа добавляется пометка «ДСП».

10.4. На служебных документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Указанная пометка проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

10.5. Печатание проектов и копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляются только с письменного разрешения председателя Совета. При этом на обороте последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, дату печатания документа.

10.6. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в наряды в соответствии со Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств. При этом на обложке наряда, в который подшиты такие документы, делается пометка «Для служебного пользования».

10.7. Документы, наряды с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах или металлических шкафах) в служебных помещениях.

Выносить документы с пометкой «Для служебного пользования» из зданий Совета запрещается.

Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» членам Совета и работникам аппарата Совета осуществляется под расписку с письменного разрешения председателя Совета.

10.8. Отбор на уничтожение документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по мере необходимости.

По результатам отбора составляется акт и осуществляется уничтожение указанных документов. В журналах и книгах учета этих документов делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

10.9. О фактах утраты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения указанной информации ставится в известность председатель Совета и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются председателю Совета письменно.

На утраченные документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

10.10. При исключении из категории документов ограниченного распространения (снятии пометки «Для служебного пользования») на документах, нарядах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. Решение о снятии пометки «Для служебного пользования» принимается председателем Совета при утверждении соответствующего акта, представляемого комиссией Совета.

10.11. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение установленного порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, члены Совета, работники аппарата Совета могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.